Режим витрины налогового мониторинга предполагает, что инспектор со своего ПК подключается удаленно к Вашей информационной базе, в которой проверяет учет. Что значит «проверяет»: фактически он будет заходить в сданные вами декларации и сравнивать их показатели с первичными учетными документами (далее по тексту - ПУД). Конечно же, он не будет открывать каждый документ и переписывать его сумму на листочек: он будет делать сравнение значений деклараций с бухгалтерскими и(или) налоговыми регистрами и отчетами, список которых вы должны будете указать в документе «Регламент информационного взаимодействия» (далее по тексту – РИВ) при вступлении в режим НМ. В «Регламенте информационного взаимодействия» должно быть написано примерно так: ячейка такая-то такой-то декларации проверяется вот таким налоговым или бухгалтерским регистром. А вот уже сами регистры могут быть проверены путем их расшифровки до первичного документа.

Итак, схема: инспектор в вашей информационной базе, допустим, в витрине налогового мониторинга заходит в декларацию, сверяет значения ячеек с отчетами, сами отчеты – с первичными документами. Дополнительно у него должна быть возможность «проваливаться» из отчетов в документы информационной системы, заходить в них и сравнивать содержимое с прикрепленной скан-копией первичного документа.

Это базовый минимум, который должен работать в информационной системе бухгалтерского и налогового учета при переходе на режим НМ.

Дополнительно к нему в базе должна быть реализована так называемая «запросная система». Фактически – это «карточки», в которых инспектор будет писать вопросы предприятию, а бухгалтерия – на них отвечать.

Теперь давайте рассмотрим эти вопросы более подробно.

Начнем по порядку. Самое главное – это автоматическое заполнение в системе налоговой отчетности: НДС, налог на прибыль, налог на имущество и т.д. (в более редких случаях: НДПИ, «водный» налог и т.д.). Что значит «автоматически»? Не обязательно все сто процентов ячеек должны заполняться данными из информационной учетной системы. Допускаются определенные отклонения: например, для расчета доли прибыли по обособленному подразделению в бухгалтерской программе может не хватать данных. Тогда обычно разрешают делать этот расчет вне системы, а потом прикладывать результаты к отчету. Под словами «обычно разрешают» я имею в виду, что в документе «Регламент информационного взаимодействия» такие особенности нужно будет прописать и согласовать с ФНС. Если налоговая их подтвердит, значит, предложенная степень автоматизации расчетов ее устраивает. Хорошая новость в том, что РИВ согласуется заранее, до начала мониторинга, а значит у организации будет определенный задел времени на устранение каких-то замечаний.

Обычно самой трудоемкой частью подготовки информационной системы к переходу на налоговый мониторинг является автоматизация налоговых регистров: в в типовом варианте решений «1С» они не всегда подходят организациям, и, соответственно, надо заранее позаботится об их доработке.

Второе важное требование к декларациям – это возможность сверки их версий. Чтобы, если инспектор, вдруг, увидит «уточненку», то он мог бы легко сравнить ее с ранее отправленной декларацией. Во всех типовых решениях «1С» такой функционал входит в базовые поставки.

Если вопрос с декларациями решен, то можно переходить к вопросу электронного архива. Как я писала выше, у инспектора должна быть возможность посмотреть скан-копию ПУДа прямо из карточки учетного документа базы. Соответственно, кто-то должен будет этот ПУД отсканировать и прикрепить к документу.

Вопрос создания электронного архива лежит в первую очередь в организационной плоскости: надо определить точки ввода ПУД, выдать людям сканеры и научить с ними работать. Для автоматизации хранения сканов на рынке есть множество решений. Но опять же, подчеркну, что архивы должны уметь синхронизироваться с базой регламентированного учета. Если в качестве такой базы у вас «1С», то и архив логичнее делать на такой же платформе – скорее всего, в программе «1С:Документооборот».

На основании опыта я лично не рекомендую откладывать запуск сканирования ПУД до начала налогового мониторинга: как показывает практика, сотрудникам потребуется время на «раскачку». Но даже если какие-то документы вдруг окажутся в системе без сканов, то ничего страшного не произойдет: инспектор просто их запросит дополнительно через «запросную» систему.

Третий большой блок для автоматизации, помимо деклараций и архива ПУД, – это Система внутреннего контроля (далее по тексту – СВК). Сейчас элементом налогового мониторинга являются списки рисков и контрольных процедур, которые эти риски «закрывают». Здесь границы автоматизации могут быть очень широкими: допустим как вариант, при котором организация просто вручную заполнит 8 предусмотренных законодательством отчетных форм по СВК, так и вариант, что на предприятии будет внедрена полноценная система управления рисками. Второй вариант, конечно же, более правильный, но если вас поджимают сроки, то можно в принципе обойтись и ручным учетом. Про систему СВК в «1С» можно посмотреть видео с вебинара: